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Die Digitalisierung des Einkaufs in Covid-19-Zeiten

Einkauf 4.0, Netfira, digitaler Einkauf, Softwarelösung, KI, SaaS

Einleitung:

Die Corona-Pandemie hat seit März diesen Jahres die weltweite Industrie und Wirtschaft vor ungeahnte Herausforderungen gestellt. Davon ist natürlich auch der Einkauf in Deutschland und Österreich maßgeblich betroffen. 

„Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik in Österreich (BMÖ; Wien) hat im Rahmen einer Folgeumfrage im Zeitraum 16. Juni bis 17. Juli 2020 eruiert, wie Einkauf und Supply Chain Management (SCM) die Auswirkungen der COVID-19-Krise einschätzen und welche Maßnahmen ergriffen werden. [....] Es beteiligten sich 55 Unternehmensvertreter aus Österreich und Deutschland.“ (Management Summary, Ergebnisse der BMÖ-Umfrage, S.1).

 

Digitalisierung des Einkaufs in Covid-19-Zeiten:

Das wichtigste Thema für den Einkauf in der aktuellen Situation ist Digitalisierung mit 65 % (Ergebnisse der Umfrage, S. 4).

Das zeigt, dass durch die Covid-19-Krise ein noch stärkeres Bewusstsein entstanden ist, dass Technik und Digitalisierungs-Tools in Zeiten existenzbedrohender Krisen ein Stabilisierungs- und Erfolgsfaktor sind, die über das wirtschaftliche Überleben eines Betriebes entscheiden können, und eben kein vernachlässigbarer Punkt auf einer Geschäftsagenda. Waren Prozesseffizienz und reibungslos verlaufendes Datenmanagement schon lange entscheidende Voraussetzungen für einen modernen und belastbaren Einkauf, so sind diese Themen nun noch wichtiger, da viele Unternehmen mit signifikanten Umsatzeinbrüchen in diesem Jahr rechnen. Somit werden kosteneffiziente digitalisierte Abläufe immer relevanter.

 

KI-Technologien im Einkauf:

Die Umfrageergebnisse zeigen, dass viele der befragten Unternehmen bereits neue Technologien einsetzen. Digitale Markplätze/Plattformen kommen auf 66 %, eInvoicing-Lösungen werden zu 64 % angeführt, Data-Mining/Big Data Analytics erreichen 60 % (Ergebnisse der Umfrage, S. 16). Cloudbasierte IT-Lösungen sind bei den befragten Unternehmen aktuell nur zu 32 % im Einsatz, ihnen wird aber mit 45 % ein gutes Entwicklungs- und Zukunftspotenzial zugeschrieben. Noch deutlicher zeigt sich der Trend bei Künstlicher Intelligenz: Während nur 6 % der Unternehmen KI im Einsatz haben, sind 77 % überzeugt, dass KI in der Zukunft hohes Anwendungspotenzial für den Einkauf besitzt (Ergebnisse der Umfrage, S. 16).

Das zeigt auch die KI-basierte Softwarelösung von Netfira. Vor allem im überwiegend manuell geprägten operativen Einkauf kann die innovative Künstliche Intelligenz ihre vollen Stärken ausspielen. Bei der Verarbeitung von Informationen und Daten imitiert sie das menschliche Verhalten der Prozessbeteiligten. Das bedeutet: automatisierter Datenaustausch auf Knopfdruck bei nahezu 100-prozentiger Datengenauigkeit. Damit bringt KI dem Einkauf enormen Mehrwert und erleichtert und beschleunigt die B2B-Kommunikation. Zeitintensives und fehleranfälliges Arbeiten wird spürbar reduziert und die Einkäufer und Einkäuferinnen haben die Möglichkeit, Zeit und Ressourcen in die derzeitigen „Top-Themen“ wie Risikomanagement (62 %), Lieferantenmanagement (62 %) und Liquiditätsmanagement (31 %) zu investieren (Ergebnisse der Umfrage, S. 4). Ein weiterer Pluspunkt von KI besteht darin, dass sich dank ihr auch unstrukturierte Daten zuverlässig und präzise verarbeiten lassen. Zudem ist KI die Zukunft für die Anbindung von Geschäftspartnern. Schon heute lassen sich alle Lieferanten, auch die kleinen, unkompliziert und zügig mit der auf KI basierenden Lösung von Netfira anbinden.

Auch cloudbasierte Softwarelösungen sind immer mehr auf dem Vormarsch, denn sie stellen Unternehmen modern und zukunftsfähig auf. Die Netfira-Lösung für den Einkauf wird beispielsweise als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) angeboten und in der Cloud betrieben. Gegenüber on-premise-Lösungen überzeugt das SaaS-Servicemodell durch niedrige Kosten, hohe Flexibilität und kostengünstige Skalierbarkeit. Das ist besonders in Krisenzeiten wie diesen von besonderer Wichtigkeit, da der Einkauf agil, flexibel und kosteneffizient auf Entwicklungen und Anforderungen reagieren können muss.

Darüber hinaus ist KI in einer webbasierten Plattform immer effektiver als bei einer lokal installierten Version, weil diese immer umständlich über Software-Updates auf dem Laufenden gehalten werden muss. In der Netfira-Lösung vereinen sich folglich mit dem cloudbasierten Servicemodell und Künstlicher Intelligenz zwei zukunftsweisende Technologien, die sich gegenseitig begünstigen und so den operativen Einkauf spürbar optimieren.

 

Hindernisse bezüglich der Nutzung von neuen Technologien:

Die Ergebnisse der Umfrage lassen erkennen, dass die befragten Unternehmen zwar das Anwendungspotenzial neuer Technologien erkennen, bei der Implementierung und Nutzung ebendieser aber auf technische und organisatorische Hindernisse stoßen. Das Hindernis mangelnde Kompatibilität und Schnittstellen zwischen Systemen führt mit 55 % die Liste der Gründe, warum die Umsetzung zukunftsorientierter Technologien nicht oder nicht reibungslos gelingt, an. Danach folgen die Gründe eines mangelnden Investitionsbudgets mit 49 %, keine gute Datenqualität mit 43 %, festgefahrene Arbeitsweisen mit 40 %, hohe Anforderungen an Datenschutz mit 38 % und fehlende technische Infrastruktur mit 36 % (Ergebnisse der Umfrage, S.18).

In Zeiten von Corona ist das Thema softwaregestützte Arbeitserleichterung für den Einkauf wichtiger denn je. Denn „Covid-19 verursachte insbesondere Verzögerungen, Lieferausfälle und Produktionsstopps“ (Ergebnisse der Umfrage, S. 8), sodass sich die Unternehmen gezwungen sehen, ein breites Maßnahmenportfolio zur Risikominderung von Liefer- und Lieferantenausfällen einzusetzen (Ergebnisse der Umfrage, S. 7). Um diesen außergewöhnlichen Herausforderungen gerecht zu werden, müssen insbesondere die operativen Abläufe automatisiert, effizient, schnell und fehlerfrei vonstattengehen. Hier kommt die Netfira-Lösung zur Automatisierung von manuellen Einkaufs- und Verkaufsprozessen ins Spiel:  Die modular gestaltete Toollandschaft ermöglicht die punktgenaue Abdeckung der Anforderungen des operativen Einkaufs. Sie kann als Ergänzung zu bestehenden Systemen eingesetzt, kombiniert und jederzeit erweitert werden. So lässt sie sich problemlos in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren und dockt an alle ERP-Kundensysteme an. Der Aufwand für die interne IT ist dabei minimal, die Anwender müssen ihre Prozesse nicht umstellen.

 

Fazit:

Die Mehrheit der befragten Unternehmen stimmt der These zu, dass die Krise die hohe Bedeutung von Einkauf und Supplier Relationship Management für Unternehmen verdeutlicht (Ergebnisse der Umfrage, S. 20). Aus diesem Grund ist es nun umso wichtiger, den Einkauf weiter zu optimieren und zu modernisieren. Einkaufsabteilungen, deren Prozesse schon weitestgehend digitalisiert und automatisiert sind, haben nun einen entscheidenden Vorteil und können sicherer, effizienter, schneller und flexibler agieren und reagieren. Die Umfrage zeigt auf, dass große Unternehmen die Digitalisierung ihrer Prozesse in allen Bereichen schneller vorantreiben können als kleine Unternehmen (Ergebnisse der Umfrage, S. 19). Das verdeutlicht wiederum, dass der Bedarf an Softwarelösungen und smarten Automatisierungs-Tools, die auch auf die Anforderungen, Strukturen und Bedingungen von kleineren und mittleren Unternehmen ausgelegt sind, groß ist. Trotz aller Herausforderungen und negativer Prognosen für die nächsten Monate stellt die Covid-19-Krise auch eine große Chance für Unternehmen dar. Denn digitalisierte und automatisierte Abläufe führen zu Zeit-, Kosten-, Ressourcen- und Effizienzgewinnen – auch in krisenfreien Zeiten. Zudem sind Unternehmen, die die digitale Transformation bereits gemeistert haben, auch für eventuelle zukünftige Krisen gewappnet.

 

Autorin: Kim Antonia Bührle, Marketingmanagerin, Netfira GmbH 

 

Quellen:

http://www.bmoe.at/services/studien_umfragen/​

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