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Einkauf 4.0 im Mittelstand – Ist ein strategischer Einkauf auch im Mittelstand sinnvoll?

digitale Strategie Mittelstand, Einkauf, Automatisierungstools, Netfira-Lösung

Ausgangslage:

Den Großteil seiner Zeit verbringt der Einkauf im Mittelstand mit manuellen Tätigkeiten, die zeitraubend und fehleranfällig sind. Zeit für wertschöpfende Arbeit bleibt kaum. Der Einsatz zu vieler verschiedener nicht harmonisierter IT-Tools führt zu Schnittstellenproblematiken und Medienbrüchen. Auch unreine Stammdaten blockieren effiziente Abläufe der oftmals ohnehin schon kleinen Mannschaft. Dabei sieht sich der Einkauf im Mittelstand großen Herausforderungen gegenüber: So sind zum Beispiel steigende Kosten sowie eine steigende Anzahl von Projekten mit einem meist kleinen Budget zu bewältigen, während man gleichzeitig Zeit und Ressourcen in die Organisations- und Mitarbeiterentwicklung investieren muss. Zudem muss sich der Einkauf im Mittelstand oftmals noch im Unternehmen etablieren, denn obwohl Ressourcen und Budget meist begrenzt sind, muss die Einkaufsabteilung zu Wachstumszielen und besserer Verfügbarkeit für die Produktion beitragen. Der Einkauf benötigt ein funktionierendes Stammdatenmanagement und Ressourcen und Tools für die Analyse und Bewertung von Lieferanten, sodass das Argument „Das haben wir hier immer schon so gemacht“ kein Grund sein darf, Strukturen und Prozesse nicht zu hinterfragen und nicht zu optimieren. Folglich sind zielgerichtete Veränderungen notwendig, um den Mittelstand fit für den Einkauf der Zukunft zu machen und um ihn in einen belastbaren Business-Partner inner- und außerhalb des eigenen Unternehmens zu verwandeln.

 

Vorgehensweise:

Um eine digitale Strategie im Einkauf zu implementieren, muss erst einmal der Status Quo ausgelotet und dann die größten Baustellen bestimmt werden. Dazu ist es unabdingbar, dass sich die Einkaufsleitung mit dem Einkaufsteam zusammensetzt, um gemeinsam zu erarbeiten, wo Defizite bestehen und was verbessert werden muss. Hier sollte auch festgelegt werden, was Pflicht und was Kür ist, heißt, welche Maßnahmen sofort und ohne großen Widerstand umzusetzen sind und welche Maßnahmen erst später in Angriff genommen werden können. Denn es ist sinnvoller, in kleinen Schritten nachhaltige Veränderungen zu implementieren, als zu viel auf einmal verändern zu wollen. Neben der Festlegung eines Budgets ist bei der Ausarbeitung einer digitalen Strategie für den Einkauf zudem wichtig, sich zu überlegen, welche Fachbereiche miteinbezogen werden sollten (IT, Buchhaltung, Lieferanten etc.), um die beschlossenen Maßnahmen umzusetzen. Zum Erfolg des Projekts trägt ebenso die regelmäßige Kommunikation mit allen Involvierten bei – vor allem die IT-Abteilung sollte in das Projekt frühzeitig miteinbezogen werden.

 

Was bringt Strategie dem Einkauf im Mittelstand?

Strategie im Einkauf bedeutet in der heutigen Zeit eine digitale Strategie. Tools zur Automatisierung und Digitalisierung des Einkaufs – wie zum Beispiel die Softwarelösung von Netfira – führen zu Prozessoptimierung, Beschleunigung, Vereinfachung, Entlastung, Transparenz und zur auch im Mittelstand so dringend benötigten Datenqualität. Innovative Automatisierungstools transformieren den Einkauf im Mittelstand in eine moderne zukunftsfähige Einkaufsorganisation, die auch junge Nachwuchskräfte anspricht, und ermöglichen Einkäufern nicht nur zu reagieren, sondern zu agieren. Dank weniger manueller Arbeitsbelastung hat der Einkauft mehr Zeit, sich auf seine strategischen Aufgaben, wie zum Beispiel Lieferantenbewertung und -analyse zu konzentrieren. Somit kann er seinen Wertbeitrag maßgeblich steigern, Prozesskosten reduzieren, Savings generieren und die Lieferantenabhängigkeit so niedrig wie möglich halten, was vor allem hinsichtlich der Big Players eine wichtige Aufgabe für den mittelständischen Einkauf ist.

 

Fazit:

Man kann also sagen, dass ein strategischer Einkauf auch im Mittelstand von zentraler Bedeutung ist. Strategischer und operativer Einkauf beeinflussen sich gegenseitig und müssen beide effizient funktionieren – dies kann mithilfe von innovativen Softwarelösungen erreicht werden. Besonders in der heutigen Zeit, in der sich der Einkauf mit Digitalisierungsbemühungen im Unternehmen, Kostenerhöhungen und hohen Erwartungen an den Wertschöpfungsbeitrag konfrontiert sieht, ist Strategie von hoher Relevanz. So ist eine digitale Strategie im Einkauf auch als Chance zu verstehen, eine effizientere Zusammenarbeit mit anderen Geschäftsbereichen zu erreichen, sich als nützlicher Partner innerhalb des Unternehmens zu etablieren und mit einem erfolgreichen Projekt den Stellenwert und das Ansehen des Einkaufs zu steigern. Jedoch gibt es keine einheitliche Strategie für den Mittelstand, da er zu heterogen ist. Vielmehr muss jedes Unternehmen weitgehend für sich entscheiden, wie Strategie im Einkauf am besten implementiert werden kann.

 

Reinald Schneller, Geschäftsführer, Netfira GmbH

 

Übrigens:

Netfira wird  beim 1. BME Forum Mittelstandsoffensive Digital vom 06. bis 07. Mai dabei sein. Mehr Infos finden Sie hier: Zukünftige Veranstaltungen 

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