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Einkauf von Software – Wie Einkäufer in der Hardwarebranche neue Herausforderungen meistern

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An Software führt kein Weg vorbei. Das gilt also auch immer mehr für den Einkauf. Jedoch kann die Beschaffung von Software den Einkauf vor einige Herausforderungen stellen. So gibt es bei Software vielfältige Formen (z.B. paketierte Software, wie Office-Anwendungen, ERP-Systeme und Embedded Software). Zudem muss man sich entscheiden, ob man eine on-premise oder cloudbasierte Variante möchte. Des Weiteren ist es oftmals alles andere als einfach festzustellen, ob man für ein Softwareprodukt einen guten Preis bekommt oder nicht. Bei Lizenzprodukten sind die Kosten für die Beschaffung oftmals schwer kalkulierbar und sehr variabel, da sich weitere Kosten während und nach dem Implementierungsprojekt ergeben können. Deshalb ist vor allem eine cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) zu empfehlen, die mit hoher Kosteneffizienz, schnellem Roll-out, Ease of Use und kostengünstiger Skalierbarkeit überzeugt. Diese Komplexität der Softwarelandschaft durch unterschiedliche Darbringungs- und Nutzungsformen macht vor allem Beurteilungskompetenzen bei Einkäufern notwendig.

So wird vor allem der moderne Einkäufer und die moderne Einkäuferin im Mittelstand zum Multitalent. Denn in Einkaufsorganisationen in mittelständischen Unternehmen müssen oftmals strategischer und operativer Einkauf mit einer kleinen Mannschaft unter einen Hut gebracht werden. Dazu kommt, dass der softwarespezifische Einkauf eine immer zentralere Rolle spielt. Dies setzt natürlich auch ein gewisses Verständnis für den Einkauf von Software und Software allgemein voraus. So muss man dafür bei Weitem kein Softwareentwickler sein, aber es ist von Vorteil, wenn der Einkauf ein Team bestehend aus bewährten Einkäufern und Einkäuferinnen im Elektronikbereich, aber auch IT-affine Kollegen und Kolleginnen, eventuell sogar mit Programmierfähigkeiten, vorzuweisen hat. Während die grundlegende Einkaufsexpertise immer gegeben sein sollte, kann es sich also auch lohnen, Einkäufern in puncto Software und Softwarebeschaffungen Fortbildungen anzubieten. Es kristallisiert sich heraus, dass vor allem beim Thema Einkauf von Software der Einkäufer immer mehr die zentrale Schnittstelle für Information und Kommunikation wird. Denn im Einkauf laufen zunehmend die Fäden zusammen und so muss sich die Einkaufsabteilung bemühen, andere Geschäftsbereiche wie die Buchhaltung, die IT und Lieferanten in Entscheidungsprozesse miteinzubeziehen, alle Informationen zu bündeln und daraus Beurteilungen abzuleiten. Ein gut ausgearbeitetes und realistisches Lastenheft ist deshalb für die erfolgreiche Beschaffung von Software dringend zu empfehlen. Auch aus diesen Gründen ist es wichtig, dass der Einkauf früh in (Entscheidungs-)prozesse eingebunden wird.

Fazit:

Der Softwareeinkauf ist auch für Unternehmen, die ihr Kerngeschäft in Hardware haben, von hoher Relevanz. Dennoch sind Beschaffungsprozesse für Hardware oftmals nicht oder nicht vollständig übertragbar auf Software. Folglich sind bestimmte Fähigkeiten und Kompetenzen der Einkäufer sowie eine vernetzte Einkaufsorganisation und ein agiles Einkaufsmanagement ausschlaggebend für eine erfolgreiche Beschaffung von Software in Unternehmen.

 

Übrigens:

Es ist unbestreitbar, dass die Anforderungen an Einkaufsabteilungen derzeit hoch sind. Es gilt, bei den Digitalisierungsbemühungen der Unternehmen dringend nachzuziehen. Man hat zu hohen Wachstumszielen und besserer Verfügbarkeit für die Produktion entscheidend beizutragen. Im Fokus der Digitalisierung steht insbesondere der operative Einkauf, der noch viel zu oft von fehlerbehafteten manuellen Prozessen, gebundenen Ressourcen und langen Reaktionszeiten geprägt ist. Für die wirklich wichtigen und wertschöpfenden Aufgaben fehlt dem Einkauf häufig die Zeit. Dabei wachsen auch im Bereich Strategie die Anforderungen immens. Gerade hier wird menschlich-fachliche Expertise, wie Erfahrung, Antizipation, Abwägung und Entscheidung zum erfolgskritischen Faktor. KI-basierte Automatisierungstools von Netfira beispielsweise schaffen dafür Zeit und Raum und ermöglichen dem Einkauf, sich auf die wichtigen Aufgaben zu konzentrieren. Durch die zielgerichtete und zukunftsorientierte Beschaffung von Software kann also der Einkauf selbst dazu beitragen, sich zu transformieren, seine Prozesse effizienter zu gestalten und somit ein belastbarer und moderner Business-Partner innerhalb und außerhalb des eigenen Unternehmens zu werden.

 

Autor: Reinald Schneller, Geschäftsführer, Netfira GmbH

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