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Haben immer Lieferanten den "Schwarzen Peter?"

Veränderung durch digitale Lieferantenanbindung

Zum einen ...  Fairerweise ist anzumerken, dass auch viele interne Unstimmigkeiten signifikante Erfolge des Einkaufs be- bzw. verhindern. Beispielsweise erfordert der Umgang mit den Kollegen aus der IT-Abteilung Fingerspitzengefühl, um es vorsichtig auszudrücken. Die IT-ler haben zweifellos Herkulesaufgaben zu stemmen. Sie sehen sich einer hohen Zahl heterogener Systeme und singulärer Tools im Unternehmen ausgesetzt. Obendrein schwebt „die Digitalisierung“ wie ein Damoklesschwert über den Dächern. Das erfordert insbesondere von „alten Hasen“ eine neue Sicht auf seit Jahren vermeintlich bewährte Abläufe und auf die Schar neuer Tools, die sich mit einer traditionellen Herangehensweise nicht mehr fassen lassen. Man hat Impulse zu setzen und Nutzen von noch nicht ausgereiften und zuweilen hochgejubelten Teillösungen zu bewerten. Man hat gleichzeitig in allen Einheiten zu implementieren, aufwendige Rollouts technisch zu begleiten (nicht selten global!), um dann erneut an Stellschauben zu drehen. IT-Projekte sind eigentlich nie abgeschlossen. Das wird sich in einer Zeit, in der „Unsicherheit“ und „Disruption“ längst mehr als trendige Schlagworte sind, garantiert nicht ändern. Und nun kommt auch noch der Einkauf mit neuen Ideen? Und das bei den vielen Lieferanten, die sich winden oder nicht selten – wie es heißt – „unfähig“ sind, einen reibungslosen Datenaustausch zu unterstützen ...

Zum anderen ... Alle Beteiligten wissen, dass es äußerst mühselig ist, Lieferpartner auf ein aufwendiges und teures Verfahren wie EDI zu verpflichten. Und sie wissen auch: Eigentlich müsste es einen unkomplizierten Standard geben, von dem ausnahmslos beide Seiten gleichermaßen profitieren. Ein „Andocker“, von dem sich auch Kleine mitgenommen fühlen. Der Einkauf muss sich fragen, von welchen traditionellen Lösungen er Abschied nehmen kann – ohne Wehmut. Dazu gehören beispielsweise OCR und EDI. Die BME/Netfira-Umfrage besagt eindeutig: „Grundstein für vollautomatischen Austausch von Daten und Dokumenten ist eine möglichst aufwandsfreie und weitgehend kostenneutrale Anbindung der Lieferanten.“ EDI leistet genau das eben nicht.

Die gute Nachricht: Es gibt mittlerweile innovative Apps, die allen Beteiligten viel Zeit und Prozesskosten (er-)sparen, etwa beim Onboarding von Lieferanten bzw. Kunden. Über ein komfortables Cockpit kann die Einkaufsseite verschiedene Anbindungsmöglichkeiten für Lieferanten zum Einsatz bringen. Beispiele: Die Netfira SupplierApp ist über einen einfachen Download in wenigen Minuten installiert und aktiviert. Netfira MailConnect wurde für Lieferanten entwickelt, die ihre Dokumente lieber per E-Mail an den Einkauf versenden. Netfira RealTime Connect ist das adäquate Modul für Lieferanten, die auf Systemebene (ERP zu ERP) angebunden werden sollen, um beispielsweise Transaktionen in Echtzeit durchzuführen. Mit einem Self-Onboarding-Tool hat der Einkauf die Möglichkeit, Lieferanten selbst automatisch anzubinden – in drei simplen Schritten innerhalb weniger Minuten und ohne die interne IT.

Ganz nebenbei bemerkt: KI (wie sie auch Netfira nutzt) mache es mittlerweile möglich, alle Belegarten und darüber hinaus Forecasts, Zertifikate, Lieferantenselbstauskünfte oder Außenhandelsdokumente bidirektional reibungslos auszutauschen. Wohlgemerkt bei nahezu hundertprozentiger Genauigkeit.

Der Einkauf kennt sein Potenzial genau, aber er ist längst noch nicht überall hinreichend technisch ausgestattet, um für die Kollegen in anderen Abteilungen auch als belastbarer Business Partner signifikanten Nutzen zu stiften. Drei Viertel der Unternehmen haben erste isolierte E-Tools zur „Einkaufsautomatisierung“ im Einsatz. Dennoch kämpft die Mehrheit der Einkäufer noch immer mit Papierbergen und manuellen Schnittstellen. Noch immer gibt es separat geführte fehleranfällige Excel-Listen, die man besser „zur Sicherheit“ (parallel) anlegt. Automatisierung und Digitalisierung geht anders. Viele der Befragten räumen ein, weit weg davon zu sein, was technisch möglich ist. Und: Rund 30% haben mit elektronischer Lieferantenanbindung noch gar nicht begonnen.

Es lässt sich also sagen, dass Lieferanten nicht per se den „Schwarzen Peter“ haben. Zugegeben, es mag zwar stimmen, dass der operative Einkauf bei der Digitalisierung und Automatisierung häufig auf Probleme und Hindernisse stößt, sobald es darum geht, Lieferanten anzubinden. Doch das ist nicht der alleinige Grund, warum der Einkauf sein Potenzial noch lange nicht ausschöpft. Interne Unstimmigkeiten sowie die Herausforderungen, mit denen sich die IT konfrontiert sieht, sind genauso anzuführen wie die Tatsache, dass Lieferanten oftmals nicht die richtigen Bedingungen und Angebote vorfinden. Aufwendige und teure Verfahren wie EDI und OCR schaffen nicht die Voraussetzungen, die vor allem kleinere Lieferanten benötigen, um von einer Anbindung zu profitieren oder diese überhaupt durchführen zu können. Folglich muss genau an dieser Stelle angesetzt werden.

Fazit: Die Lösung findet man in Form einer lernenden, flexiblen Plattform, die sich problemlos an alle gängigen ERP-Systeme, auch SAP, andocken lässt, die bereits bestehende Prozesse unterstützen kann und die den Anwendern sofort erhebliche Vorteile bietet. Die Tools sind da ... nun gilt es, die richtigen Schritte einzuleiten und Anbieter auf Herz und Nieren zu prüfen (das Hauptaugenmerk sollte unbedingt auf flexiblen zukunftsfähigen Bausteinen liegen) ...

 

Autor: Reinald Schneller, Geschäftsführer Netfira GmbH

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