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So klappt die elektronische Lieferantenanbindung

Innovation und Optimierung mit der Softwarelösung von Netfira

Auch im Zeitalter der Digitalisierung stellt die Lieferantenanbindung den Einkauf häufig noch vor Herausforderungen oder gar Probleme. Gründe dafür finden sich oftmals auf Unternehmens- bzw. Einkaufsseite und Lieferantenseite.

Ausgangslage:

So sieht der Alltag in vielen Unternehmen aus: Schnittstellenproblematiken aufgrund verschiedener IT-Tools, stockende Belegflüsse und hoher, lästiger Aufwand für die Pflege von Stammdaten. Die Vielzahl manueller, zeitraubender Tätigkeiten blockiert Mitarbeiter und Abläufe im Einkauf, in der Auftragsabwicklung und im Rechnungswesen. Auch auf Lieferantenseite herrscht oftmals Unzufriedenheit: Viele Auftraggeber bedeuten zugleich viele unterschiedliche Kundensysteme. Sich überall anzupassen, ist so gut wie nicht möglich. Lieferanten sind in aller Regel zögerlich oder verweigern gar die Zusammenarbeit, wenn es gilt, die eigenen Prozesse für Kunden umzustellen. Gründe dafür gibt es genügend: zu teuer, zu aufwendig, keine Kapazität, keine finanziellen Mittel.

Der moderne Einkauf der Zukunft funktioniert jedoch nur, wenn Prozesse automatisch ablaufen, Belegflüsse digitalisiert und möglichst alle Lieferanten elektronisch angebunden sind - das schließt auch die kleineren ein.

 

EDI und OCR sind keine Lösung:

Bisherige Softwarelösungen bringen nicht den gewünschten Erfolg. EDI (Electronic Data Interchange) und Lieferantenportale sind die Techniken, die lange Zeit als die vielversprechendsten Lösungen angepriesen wurden. Diese Techniken sind zugegebenermaßen wesentlich effizienter als Transaktionen zwischen Lieferanten und Kunden, die manuell oder teilweise noch in Papierform abgewickelt werden, doch noch immer ist ein großer Anteil der Zulieferer nicht elektronisch mit Kunden verbunden. EDI ist überdies vor allem für KMU zu komplex und zu teuer. So planen beispielsweise Lieferanten neue Systeme in der Zukunft, wollen aber nicht mehr in die Aufrüstung ihrer Alt-Systeme investieren. Andere haben Systeme implementiert, können aber durch Nacharbeiten keine zusätzlichen Ressourcen aktivieren. Außerdem fehlen häufig generell interne Personalressourcen für derartige Projekte. Lieferantenportale wiederum haben den Nachteil, dass die Lieferanten die Dateneingabe übernehmen müssen. Darüber hinaus haben viele Unternehmen ein OCR-basiertes System für Rechnungen eingeführt (Optical Character Recognition). Damit ist es zumindest gelungen, ein bestimmtes Niveau der Semi-Automatisierung zu erreichen. Dokumente, vor allem Rechnungen, werden gescannt und Daten extrahiert. Jedoch ist nach wie vor manuelle Arbeit notwendig, um den Inhalt des Dokuments richtig zu interpretieren und analysieren, damit die Daten an angebundene Systeme weitergegeben werden können. Eine Hoffnung hat sich jedoch nicht erfüllt: OCR lässt sich nicht parallel für andere Belegflüsse nutzen. Stattdessen wird Zusatzaufwand erzeugt, weil OCR-Systeme nicht genau genug arbeiten. Die Treffergenauigkeit ist bei vielen Belegarten unbefriedigend. Außerdem sind sie für die durchgängige Digitalisierung einer Lieferkette oder auch nur für eine bidirektionale Anbindung eines Lieferanten ungeeignet, denn sie übertragen keine Daten oder Belege in beide Richtungen. Hierdurch wird also das Problem der nahtlosen elektronischen Anbindung zwischen Unternehmen nicht gelöst. Eine umfassende Digitalisierungsstrategie ist also weder durch EDI noch durch OCR ersetzbar.

 

Die Lösung für eine erfolgreiche elektronische Lieferantenanbindung:

Das Wichtigste vorweg: Das Vorantreiben der Digitalisierung im Einkauf läuft Hand in Hand mit der Anbindung von Lieferanten. Denn eines steht fest: Nur wenn möglichst viele Zulieferer an das System des Kunden andocken, lassen sich signifikante Prozess- und Kostenvorteile herbeiführen.

Doch wie ist das möglich?

Mit der Netfira-Lösung können Lieferanten mittels modernster Technologien wie Apps und KI unkompliziert, schnell und kostengünstig angebunden werden. Im Gegensatz zu OCR, können Daten und Belegflüsse nahtlos und bidirektional ausgetauscht werden. Zudem ist eine volle Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme sowie IT-Systeme möglich. Netfira dockt flexibel an alle ERP-Kundensysteme an. Dies hat eine hohe Akzeptanz bei Lieferanten zur Folge, da diese ihre Systeme nicht umstellen müssen, keine Schulung benötigen, keine Kosten und selbst einen Nutzen haben. Stichwort Flexibilität: Die modular gestaltete Toollandschaft von Netfira ermöglicht die punktgenaue Abdeckung der Anforderungen des operativen Einkaufs. Sie kann als Ergänzung zu bestehenden Systemen eingesetzt, kombiniert und jederzeit erweitert werden. Darüber hinaus können mit Netfira alle Belegflüsse digitalisiert und alle Geschäftsprozesse automatisiert werden.

 

Vorteile für den Einkauf:

Die Digitalisierung des Einkaufs zusammen mit der Anbindung aller Lieferanten - auch der kleinen - bedeutet eine signifikante Optimierung der Geschäftsprozesse. Einkäufer müssen weniger manuelle und fehleranfällige Aufgaben durchführen und haben deshalb mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Zudem erlaubt die gewonnene Zeit intensivere Kontakte zu Lieferanten und Kunden sowie einen flexibleren Umgang mit Sonderwünschen. Darüber hinaus führt die Digitalisierung der gesamten Lieferkette zu verkürzten Reaktionszeiten, hoher Prozesssicherheit, voller Transparenz für den Einkauf und zu verbesserter Stammdatenqualität. Die Optimierung des Einkaufs hat somit die Optimierung aller Geschäftsbereiche zur Folge.

 

Fazit:

Ein digitalisierter Einkauf ist der Einstieg in die Digitalisierung des gesamten Unternehmens – und ein erfolgreicher digitalisierter Einkauf beginnt bei der elektronischen Anbindung aller Lieferanten.

 

Autor: Reinald Schneller, Geschäftsführer Netfira GmbH

 

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