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Effizient, simpel, zukunftsfähig: vollständig automatisierter Belegabgleich in Echtzeit für Technische Händler durch Netfira-Software


Netfira unterstützt die Mitglieder des Verbands Technischer Handel (VTH) mit der VTH-eDoc-Cloud – einer Plattform zur digitalen Verarbeitung von Dokumenten und Daten (z.B. Auftragsbestätigungen, Kundenbestellungen, Rechnungen). Der VTH ermöglicht damit seinen rund 250 Mitgliedern den einfachen Einstieg in die Digitalisierung und bringt damit eine Innovation mit raschem Mehrwert in den Einkauf. Kosteneinsparungen, deutlich weniger Fehler und mehr Effizienz dank vollständiger Automatisierung und mehr Spaß bei der Arbeit dank moderner Software – das sind nur ein paar Vorteile, die Einkäufer an der Netfira-Lösung begeistern. 

Erfahrungen aus erster Hand von VTH und Netfira

Thomas Vierhaus, Geschäftsführer des VTH, über die eDoc-Cloud:
„Entscheidend ist die Künstliche Intelligenz, die einen so reibungslosen Ablauf und volle Automatisierung erst ermöglicht. KI wird in einer webbasierten Plattform wie bei Netfira immer effektiver sein als bei einer lokal installierten Version, denn die muss umständlich über Software-Updates auf dem Laufenden gehalten werden.“

Mario Knoop, Geschäftsführer der GuK Technische Gummi und Kunststoffe GmbH, über Einführung und Einsparungen durch die Lösung bei GuK:

„Ich suchte schon länger nach einer Lösung, die für alle Lieferanten geeignet ist, ohne dass wir uns mit jedem einzeln abstimmen müssen. Unsere Firma war die erste, die sich an der für VTH-Mitgliederbedarfe konfigurierten Plattform beteiligte und angebunden wurde. Wir haben so den Einstieg in die Automatisierung geschafft, ohne ein aufwändiges IT-Projekt aufsetzen zu müssen.“

„Wir haben einen großen Schritt nach vorne gemacht. Durch die automatisierte Verarbeitung durch Netfira können unsere Einkäufer nun innerhalb von fünf Minuten eine AB an Kunden senden. Ziel ist, mit Netfira 95 Prozent unserer Bestellungen prüfen zu lassen. Ausnahmen wird es aber immer geben. Die wollen wir nicht mühevoll ins System einbinden. Wo keine Probleme sind, braucht auch der Einkäufer nur die sachliche Prüfung vorzunehmen. Wir haben unsere Mannschaft von stupiden Tätigkeiten entlastet. Man hat schließlich auch eine Verantwortung den Mitarbeitern gegenüber.“

Reinald Schneller, Geschäftsführer der Netfira GmbH:
„Der Technische Handel hat besondere Anforderungen. Wir betraten hier aber kein Neuland. Netfira hat sich bereits in der Industrie bei der Automatisierung von operativen Prozessen im Einkauf und auch in der Auftragserfassung bewährt.“

„Lieferanten und Kunden brauchen ihre Prozesse nicht anzupassen. Sie arbeiten weiter in ihrer Umgebung. Netfira kann jeden Geschäftspartner unkompliziert anbinden, also auch kleine. Ihnen entstehen weder Kosten noch Aufwand. Das gab es so bisher nicht. Weder starres EDI noch OCR sind nötig. Netfira kann praktisch jedes Dokumentenformat verarbeiten. Das ist gewissermaßen ‚EDI 2.0‘. Der VTH hat mit der Plattformlösung einen echten, schnell spürbaren Mehrwert geschaffen.“

José Soriano, Direktor Beratung und Softwareentwicklung bei Netfira:
„Im Gegensatz zur Industrie beziehen VTH-Mitglieder häufig von denselben Lieferanten. Dieser Unterschied kommt uns hier zugute. Wir müssen jeden Lieferanten quasi nur einmal anbinden, wovon dann alle Händler gleichermaßen profitieren. Je mehr Teilnehmer auf der Plattform sind, desto besser.“

„Netfira kann alle Arten von Dokumenten und Daten digitalisieren und automatisieren, etwa Kundenbestellungen, Rechnungen, technische Begleitblätter. Die VTH-Mitglieder werden ihren Automatisierungsgrad bei manuellen Prozessen weiter deutlich steigern können, ohne selbst separate Projekte aufsetzen zu müssen. Und sie brauchen dabei ihre IT nicht über Gebühr zu strapazieren.“

Lesen Sie hier auch das Interview mit Mario Knoop, Geschäftsführer der GuK Technische Gummi und Kunststoff GmbH. Die GuK entschied sich als eines der ersten VTH-Mitglieder für die Teilnahme an der eDoc-Cloud.

 

Was leistet die Software konkret?

Eingehende Dokumente von Lieferanten oder Kunden aus allen Eingangskanälen werden automatisch erfasst und in die Datenextraktion überführt. Künstliche Intelligenz analysiert alle Inhalte auf Plausibilität und Richtigkeit. Nur relevante Abweichungen werden dem Sachbearbeiter workflowgesteuert angezeigt. Standardmäßig werden alle im Vorfeld festgelegten Attribute miteinander verglichen, wie Bestellnummer, AB-Positionsnummer, Menge, Einheit, Einzelpreis, Preiseinheit, Positionsnettobetrag, Zeichnungsnummer und -index, Artikelbeschreibung, EAN-Nummer, Artikelnummer-Händler bzw. Hersteller, Kostenstelle, Lieferdatum.

Netfira sorgt damit also nahezu in Echtzeit für eine 100-prozentig genaue Verarbeitung aller Daten und Dokumente, die zwischen den VTH-Mitgliedern und ihren Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Angesichts von Just-in-time-Konzepten auf Kundenseite ist dieser Prozess ein erfolgskritischer Faktor. Für viele Technische Händler hatte die Automatisierung von Auftragsbestätigungen Priorität, weshalb das gemeinsame Projekt auch damit begann. Eine vollautomatische Abwicklung weiterer Prozesse wird auch für die VTH-eDoc-Cloud folgen, denn mit Netfira können alle Belegarten digital verarbeitet werden. So führen derzeit einige Mitglieder bereits die Module „Rechnungen“ und „Eingehende Aufträge/Kundenbestellungen“ ein.


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