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Erfahrungen GuK GmbH mit VTH-eDoc-Cloud

Interview mit First Mover GuK Technische Gummi und Kunststoffe GmbH

Erfahrungen der GuK GmbH mit der VTH-eDoc-Cloud

Der VTH (Verband Technischer Handel) ermöglicht seinen Mitgliedern die digitale Verarbeitung von Dokumenten und Daten (Auftragsbestätigungen, Kundenbestellungen, Rechnungen etc.). Technischer Enabler der Plattform VTH-eDoc-Cloud ist Netfira (München/ Walldorf). Die GuK Technische Gummi und Kunststoffe GmbH (Berlin) hat sich als erstes Mitglied für die Lösung entschieden und anbinden lassen. Geschäftsführer Mario Knoop spricht über Erfahrungen und Vorteile.

 

Warum sollten sich möglichst viele Mitglieder an der VTH-eDoc-Cloud beteiligen?

Mario Knoop: Das Bestätigen von Kunden-Aufträgen nach der Erfassung und Prüfung der Lieferanten-Auftragsbestätigungen (ABs) ist bei den meisten technischen Händlern eine enorme Effizienzbremse. Über die VTH-eDoc-Cloud lässt sich ein automatisierter Dokumentenaustausch viel leichter herstellen, als wenn man das alleine angehen müsste. Bei einer lokal installierten Version müssen zudem umständlich Software-Updates gefahren werden. Entscheidend ist die Künstliche Intelligenz (KI) von Netfira. Die verschafft unserem operativen Einkauf mehr Zeit und macht uns Händler verlässlicher. Die Software wird schneller und genauer, je mehr Datensätze man ihr zu Trainingszwecken zuführt.

 

Wie ist der Einkauf bei GuK organisiert?  

Mario Knoop: Bei uns sind vier Mitarbeiter im Einkauf tätig. Auch die Kundenbestellungen landen hier direkt und nicht im Vertrieb. Die weitere Durchführung obliegt dem Einkauf. Aufgaben sind u.a. die Prüfung des Auftrags, die Bestellung beim jeweiligen Lieferanten, die Bearbeitung der Auftragsbestätigung und die Terminüberwachung.

 

Wie viele Rechnungen und ABs bearbeiten Sie pro Jahr?

Mario Knoop: Zwischen 6.000 und 7.000 Ausgangsrechnungen, etwa 6.000 Auftragsbestätigungen und ca. 4.000 Eingangsrechnungen.

 

Nutzen Sie ein elektronisches Einkaufssystem?

Mario Knoop: Nein. In unserem ERP-System sind für jeden Artikel Lieferanteninformationen hinterlegt. Jeder Einkäufer bestellt einzeln händisch oder nach einer Bestellvorschlagsliste aus dem ERP-System.

 

Die VTH-eDOC-Cloud hat Ihnen den Einstieg in die Automatisierung ermöglicht.

Mario Knoop: Ich habe mich schon früher für Netfira interessiert. Ich suchte nach einer Lösung, die für alle Lieferanten geeignet ist, ohne dass wir uns mit jedem einzeln abstimmen müssen. Herr Schneller von Netfira verwies mich dann auf die angedachte Kooperation mit dem Verband. Als Herr Vierhaus vom VTH später fragte, wer sich an der für die VTH-Mitgliederbedarfe konfigurierten Plattform beteiligen möchte, hatte er innerhalb von zehn Minuten meine Antwort. Damit war unsere Firma die erste, die angebunden wurde. Und richtig, wir haben damit jetzt den Einstieg in die Automatisierung geschafft, ohne ein aufwändiges IT-Projekt aufsetzen zu müssen.

 

Über wie viele Lieferanten sprechen wir? Und welche Vorteile haben Ihre Lieferpartner?

Mario Knoop: Das sind schon mehrere hundert Lieferanten. Wir technische Händler wissen viel über unsere Kunden, unser Lieferantenportfolio und Alternativen auf dem Markt, z.B. bei nicht standardisierten Einzelfertigungsaufträgen. Das ist unsere Überlebensgarantie. Wir wissen aber auch, dass unsere Lieferanten sich nicht an zig fremde Systeme anpassen wollen. Bloß kein EDI, heißt es immer wieder. Sie sind froh, wenn der Austausch über Mail läuft und wir vorher alles schon qualitativ aufbereitet haben. Auf der anderen Seite müssen wir uns als Lieferant den OEMs aber sehr wohl anpassen.

 

Also haben Ihnen Ihre Lieferanten die Füße geküsst?

Mario Knoop: Nein! Und zwar aus dem einfachen Grund, weil wir kein einziges Gespräch mit ihnen geführt haben. Die Lieferanten müssen sich nicht umstellen. Sie senden ihre Dokumente weiterhin einfach als PDF an unsere E-Mail-Adresse.

 

Wie läuft der technische Prozess von Bestellung und AB?

Mario Knoop: Wir senden unsere Lieferantenbestellung parallel als PDF-Datei zu Netfira. Dort wird ein Bestellsatz generiert und zwischengespeichert. Wenn die AB unseres Lieferanten bei uns als E-Mail ankommt, wird sie zu Netfira umgeleitet. Anhand der Absender-Domain erkennt Netfira, von welchem Lieferanten die AB stammt und wie das Layout der AB aufgebaut ist, beispielsweise, wo das Lieferdatum steht. Jetzt wird unsere Bestellung automatisch mit der AB des Lieferanten abgeglichen. Ist in Sachen Artikelnummer, Liefertermin, Preis und Menge alles so, wie es sein soll, wird die Bestätigung im Netfira-Portal abgelegt. In unserem Fall ist es dann weiter so programmiert, dass der ausgelesene Datensatz in unser ERP-System überführt wird. Hier wird die Bestellung gesucht und die einzelnen Positionen werden Stück für Stück aktualisiert.

 

Was passiert bei Abweichungen?

Mario Knoop: Wir beziehen uns in erster Linie auf den Liefertermin. Wir haben eine Toleranzgrenze von einer Woche Abweichung bei Netfira hinterlegt, hätten diese aber individuell einstellen können. Was darüber hinaus geht, muss im Netfira-Portal freigegeben werden. Bei einem Liefertermin innerhalb der Toleranzgrenze werden der bestätigte Liefertermin sowie das Datum und die AB-Nummer des Lieferanten in unsere Bestellung im ERP-System zurückgeschrieben. Gleichzeitig wird dieser Liefertermin auch bei der zugehörigen Kundenbestellung eingetragen. Daraus können wir einen konkreten Liefertermin für unsere Kunden-AB generieren. Stimmen Menge und Preis nicht, muss ohnehin ein Einkäufer eingreifen und mit dem Kunden bzw. Lieferanten reden.

 

Sie konnten aber den Druck aus der Mannschaft nehmen?

Mario Knoop: Ja, das war unglaublich wichtig. Den ganzen Prozess haben wir ja früher zeitaufwändig händisch bearbeitet. Unsere Kunden warten ja auch auf unsere ABs . Also mussten wir es schaffen, den Prozess mit unseren Lieferanten signifikant zu beschleunigen. Wir haben auch Lieferpartner, die mit Hilfe von E-Tools in der Lage sind, ihre ABs nach unserer Bestellung innerhalb von vier Minuten zu senden. Durch die automatisierte Verarbeitung von Netfira können unsere Einkäufer nun innerhalb von fünf Minuten eine AB an unseren Kunden senden. Wir haben einen großen Schritt nach vorne gemacht. Ziel ist, mit Netfira 95 Prozent unserer Bestellungen prüfen zu lassen. Ausnahmen wird es aber immer geben. Die wollen wir nicht mühevoll ins System einbinden.

 

Wie schnell waren Sie live?

Mario Knoop: Der Zeitraum war sportlich. Wir haben im Mai 2019 angefangen, Netfira an unser ERP-System anzudocken und die ersten Lieferanten anzulegen. Das lief zunächst parallel zum alten händischen Prozess. Die Künstliche Intelligenz von Netfira musste ja auch erst lernen. Im September waren wir dann live, seitdem ist Netfira Teil unserer Prozesskette für Lieferanten-ABs.

 

Was machen Sie mit der gewonnenen Zeit?

Mario Knoop: Vom Arbeitsaufwand her sparen wir jetzt ca. 30 Stunden pro Woche. Wo keine Probleme sind, braucht auch der Einkäufer nur die sachliche Prüfung vorzunehmen.  Wir haben unsere Mannschaft von stupiden Tätigkeiten entlastet. Man hat schließlich auch eine Verantwortung den Mitarbeitern gegenüber. Die gewonnene Zeit investieren wir jetzt in wertschöpfende Tätigkeiten strategischer Natur, etwa in die Suche neuer strategischer Lieferanten und in die Lieferantenbewertung.

 

Was sind Ihre nächsten Schritte?

Mario Knoop: Bei der VTH-eDoc-Cloud stand im ersten Schritt die Automatisierung von Auftragsbestätigungen unserer Lieferanten im Vordergrund. Wir wollen demnächst auch den Prozess unserer Auftragsbestätigung an den Kunden automatisieren. Vier unserer großen Kunden aus dem Schienenfahrzeugbereich arbeiten auf der Plattform SupplyOn. Auch hier müssen wir eine Anbindung realisieren. Weitere Prozesse folgen. Das wird uns technische Händler bei unseren Geschäftsbeziehungen noch mehr stärken.

 

Zur GuK Technische Gummi und Kunststoffe GmbH (Berlin)

Schlauch- und Dichtungsspezialist für die Industrie (OEM-Ausrüster, Produktion/Wartung);
Schneiden, Stanzen, Entwicklung mit dem Kunden (Standards, vorrangig zeichnungsgebundene Einzelfertigung und Prototyping); Behälter, Beschichtungen, Umwelttechnik, Pumpen;
25% eigene Fertigung, Rest Handelsware; 77.000 Artikel im Angebot, rund 6.000 jederzeit am Lager;
Kunden u.a.: Deutsche Bahn, Bombardier, Siemens, Volkswagen, Stadler;
über 30 Mitarbeiter (3 Azubis); 6,5 Mio. Euro Umsatz; rund 3 Mio. Euro Einkaufsvolumen
www.guk.de  

 

Dieses Interview führte: Sabine Ursel (Journalistin, Wiesbaden)

 


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