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VTH-eDoc-Cloud: fehlerfreier Belegabgleich auf Knopfdruck – Quantensprung im
E-Procurement für technische Händler

José Soriano, Projekleiter der VTH-eDoc-Cloud, im Interview

Der Belegabgleich von Bestellungen und Auftragsbestätigungen ist nur der erste Schritt: Mit der eDoc-Cloud können VTH-Mitglieder ihren Automatisierungsgrad bei Einkaufsprozessen deutlich steigern, ohne selbst ein separates Projekt aufsetzen zu müssen. Ein Mehrwert, der einen echten Benchmark für andere Verbände setzt. José Soriano, Direktor Beratung und Softwareentwicklung beim technischen Kooperationspartner Netfira (München/Walldorf), spricht über Funktionalitäten, Vorteile, Potenziale und nächste Schritte.

Herr Soriano, vorweg eine einfache Frage: Was kann die eDoc-Cloud?

José Soriano: Einfache Antwort: Der VTH bietet damit Mitgliedern den raschen, einfachen Einstieg in die Automatisierung. Das ist die Kernbotschaft. Mit der eDoc-Cloud erreichen die Nutzer – also die technischen Händler – fehlerfreien Belegabgleich, und das auf Knopfdruck. Das ist ein enormer Quantensprung, denn bislang muss immens viel Zeit aufgewendet werden, um die zwischen Geschäftspartnern ausgetauschten Belege auf einen Nenner zu bringen. Bestellungen, Kundenbestellungen, Bestätigungen und Rechnungen etc. zu prüfen, bindet wertvolle Kapazitäten und ist zudem äußerst fehleranfällig. Und wertschöpfend ist es schon gar nicht. Dafür gab es bisher keine befriedigenden Anbieterlösungen. Netfira kann mithilfe von Künstlicher Intelligenz unstrukturierte Daten mit nahezu 100-prozentiger Genauigkeit aufbereiten, automatisiert verarbeiten und die Dokumente zugleich digitalisieren. Beispiel: Eingehende Auftragsbestätigungen von Lieferanten werden automatisiert mit der zugrunde liegenden Bestellung im ERP-System des Kunden verglichen. Abweichungen werden sofort kenntlich gemacht. Liegen keine Abweichungen vor, ist der Prozess voll automatisiert! Das macht jeden Plattformteilnehmer signifikant schneller und die Prozesse sicherer.

 

Ein Verband bietet sich geradezu an für eine Plattformlösung. Motto: „Gemeinsam sind wir stärker“.

José Soriano: Ja genau! Eins vorweg: Netfira hat sich bereits in der Industrie bei der Automatisierung von operativen Prozessen im Einkauf und neuerdings auch in der Auftragserfassung bewährt. Wir betreten hier also kein Neuland. Der technische Handel hat aber besondere Anforderungen und die sind eins zu eins in die Implementierung und Spezifikation der eDoc-Cloud eingeflossen. Die hier benötigten Standards und branchenspezifischen Erfordernisse haben wir gemeinsam erarbeitet. Der VTH ermöglicht damit jedem einzelnen Händler beachtliche Synergieeffekte. Die ersten Unternehmen sind bereits im Live-Betrieb. Die GuK Technische Gummi und Kunststoffe GmbH in Berlin hatte sich als erstes Mitglied für die Lösung entschieden. Zwischen 6.000 und 7.000 Ausgangsrechnungen, etwa 6.000 Auftragsbestätigungen und ca. 4.000 Eingangsrechnungen sind bei GuK zu verarbeiten, um mal einen Vergleichswert zu nennen. Dort hat man sehr schnell erkannt, dass es erheblich leichter und kostengünstiger ist, den Einstieg in den automatisierten Dokumentenaustausch über eine Plattform zu schaffen, als sich separat damit zu befassen. Zudem profitieren alle Seiten von Erfahrungen und Weiterentwicklungen.

 

Und wer profitiert konkret im Netzwerk?

José Soriano: Sowohl Einsteigern als auch Fortgeschrittenen wird die Arbeit erheblich erleichtert. Die KI analysiert alle Inhalte der Belege auf Plausibilität und Richtigkeit. Relevante Abweichungen werden dem Sachbearbeiter workflowgesteuert angezeigt. Der Händler hat vorher festgelegt, wann einzugreifen ist. Auch Toleranzen lassen sich individuell bestimmen. Auf der anderen Seite brauchen Geschäftspartner, z.B. Lieferanten, ihre Prozesse nicht anzupassen. Sie arbeiten weiter in ihrer Umgebung. Netfira kann jeden Geschäftspartner unkompliziert via App anbinden, auch kleine. Ihnen entstehen weder Kosten noch Aufwand. Auch das gab es so bisher nicht. Wichtiger Erfolgsaspekt ist auch, dass weder EDI und OCR nötig sind. Netfira kann im Gegensatz zu herkömmlichem EDI mit seinen starren Nachrichtenformaten praktisch jedes Dokumentenformat verarbeiten. Das ist gewissermaßen ‚EDI 2.0‘.

 

Im Gegensatz zur Industrie beziehen VTH-Mitglieder häufig von denselben Lieferanten. Ist das ein Vorteil?

José Soriano: Ja, denn genau dieser Unterschied kommt uns hier zugute. Beispiel: Netfira liest die Belege eines jeden Lieferanten einmalig aus. Daraus entsteht ein Standard-Template, das auch andere Nutzer der Plattform nutzen können, wohlgemerkt jeder in eigener geschützter Umgebung. Wir fassen also jeden Lieferanten gewissermaßen nur einmal an, wovon dann alle Händler gleichermaßen profitieren. Je mehr Teilnehmer auf der Plattform sind, desto besser. Die Transformation lässt sich dann für jedes Mitglied beliebig anpassen und erweitern.

 

Was lässt sich alles in Echtzeit abgleichen?

José Soriano: Zum Beispiel Bestellnummer, AB-Positionsnummer, Menge, Einheit, Einzelpreis, Preiseinheit, Positionsnettobetrag, Zeichnungsnummer und -index, Artikelbeschreibung, EAN-Nummer, Artikelnummer-Händler bzw. Hersteller, Kostenstelle und natürlich das Lieferdatum. Jeder Händler hat zudem die Möglichkeit, für jeden Lieferanten im Pool eigene Zeitaufschläge und Toleranzen festzulegen. Mit jedem neuen Mitglied, mit jedem neuen Datensatz und mit jeder Transaktion lernt die KI von Netfira dazu – übrigens in jeder Sprache, egal ob Deutsch, Arabisch, Kyrillisch oder Chinesisch. Wir haben auch schon eine ganze Reihe chinesischer Lieferanten angebunden.

 

Wünschenswert wäre, wenn auch der Dienstleister dazulernt und nicht nur die KI …

José Soriano: Ja, das ist in der Tat nicht überall der Fall. Wir sehen das genauso wie Sie. Anbieter müssen mit ihren Kunden wachsen. Starre Systeme, die vorgeben, alles erschlagen zu können, sind kontraproduktiv und gemessen an den späteren tatsächlichen Erfolgen am Ende meist viel zu teuer. Und dann sind nicht selten auch die Mitarbeiter genervt, weil sie in einem Korsett gefangen sind und nicht wie erwartet einen großen Schritt vorangekommen sind. Flexible Lösungen sind immer auch ein Motivationsmotor für Engagierte und für noch zu gewinnende Talente. Die eDoc-Cloud dürfte im Übrigen nicht nur technikaffinen VTH-Mitgliedern Spaß bringen. Hier ist keine große geistige Adaption erforderlich.

 

Und wie definiert Netfira „Flexibilität“?

José Soriano: Unsere Lösung beruht auf zukunftsfähigen Bausteinen. Die sind logischerweise flexibel. Das ermöglicht uns, jederzeit rasch auf unterschiedliche Kundenwünsche reagieren zu können, also auch ad hoc im Projektverlauf. Mit den VTH-Mitgliedern tauschen wir uns in angemessen Zeiträumen aus. Nach dem Go-live übernimmt der technische Support. Wir sitzen nicht tagelang beim Kunden vor Ort. Das spart allen Beteiligten Zeit und Geld.

 

Haben Unternehmen noch immer Vorbehalte gegen Cloud-Lösungen?

José Soriano: Die Akzeptanz von Cloud-Lösungen ist spürbar gestiegen. Man hat mittlerweile viel mehr Vertrauen. Die Unternehmen wollen ihre IT und ihr Rechenzentrum entlasten. Es gilt schließlich, Kosten zu sparen und Kapazitäten für wertschöpfende Geschäftsprozesse freizuschlagen. An der Cloud geht in Zukunft kein Weg mehr vorbei. Entscheidend für die Automatisierung der Geschäftstransaktionen ist außerdem die KI. Die wird in einer webbasierten Plattform wie bei Netfira immer effektiver sein als bei einer lokal installierten Version, weil die immer umständlich über Software-Updates auf dem Laufenden gehalten werden muss. Und ich kann auch Bedenkenträger beruhigen: Die Standards für den Belegabgleich stehen zwar allen Teilnehmern der eDoc-Cloud zur Verfügung, aber darüber hinaus gehende sensible individuelle Daten wie Preise sind anderen selbstverständlich nicht zugänglich. Im Übrigen werden Daten, die Netfira via eDoc-Cloud verarbeitet, ausschließlich in Deutschland und nach den allerhöchsten Sicherheitsstandards gehostet.

 

Die eDoc-Cloud läuft mittlerweile stabil. Was folgt als nächstes?

José Soriano: Der Belegabgleich von Bestellungen und Auftragsbestätigungen war der erste Schritt. Netfira kann alle Arten von Dokumenten und Daten digitalisieren und automatisieren, etwa Kundenbestellungen, Rechnungen, technische Begleitblätter und vieles andere mehr. Die VTH-Mitglieder werden also ihren Automatisierungsgrad bei manuellen Prozessen weiter deutlich steigern können, ohne selbst separate Projekte aufsetzen zu müssen. Und sie brauchen dabei ihre IT nicht über Gebühr zu strapazieren, was ein echter Vorteil ist und die Durchsetzung in der Firma befeuert. Der VTH hat mit der Plattformlösung einen echten, schnell spürbaren Mehrwert geschaffen, davon können auch andere Vereinigungen und Organisationen lernen.

 

Dieses Interview führte: Sabine Ursel (Journalistin, Wiesbaden)

 

Lesen Sie hier auch das Interview mit Mario Knoop, Geschäftsführer der GuK Technische Gummi und Kunststoff GmbH. Die GuK entschied sich als eines der ersten VTH-Mitglieder für die Teilnahme an der eDoc-Cloud.


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