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EAO AG

Das Schweizer Familienunternehmen EAO AG (Olten) ist auf gutem Weg, sämtliche Belegflüsse digital übertragen zu können. Zudem wird die automatische Anbindung aller Lieferanten sichergestellt. Der Netfira Enterprise Buyer fungiert als Schnittstelle zwischen der Oracle E-Business Suite und den Lieferanten. Das 1947 gegründete Familienunternehmen hat heute 600 Mitarbeiter und Produktionsgesellschaften in der Schweiz, in Deutschland, Nordamerika und China. Gefertigt werden Produkte im Sektor Human Machine Interfaces (HMI), hauptsächlich für die Marktbereiche Transport, Maschinenbau, Automotive, Spezialfahrzeuge. Das Portfolio umfasst unter anderem Leuchtdrucktasten, Warnmelder, Schlüsselschalter und Zusatzservices wie Montagesets, Ausleuchtung, Software, Kabel- und Steckerkonfektionierung, mechanische und elektronische Anpassung sowie Beschriftungen.

Ausgangslage:

Die Tätigkeiten der vierköpfigen operativen Einkaufsabteilung waren bisher von vielen analogen Prozessschritten gekennzeichnet. Die Folge waren hohe Fehleranfälligkeit, Zeitverzögerung und Abstimmungsprobleme an den internen und externen Schnittstellen. Das eigentliche Potenzial des Einkaufs wurde nicht ausgeschöpft. Susanne Landolt stand als Leiterin Beschaffung und Materialplanung vor der Aufgabe, ihre Abteilung auf Basis neuer automatisierter und digitalisierter Prozesse zum belastbaren Business-Partner im Unternehmen zu transformieren. Das bedeutet zugleich: Eingebundene interne EAOAbteilungen gilt es bei ihren spezifischen Aufgaben durch reibungslose Prozesse ohne Medienbrüche optimal zu unterstützen. Ziele: Die gesamte Organisation wird schneller, effektiver – und das auch durch die dringend notwendige unkomplizierte Anbindung aller Lieferanten für einen Datenaustausch in Echtzeit. Der Einkauf fungiert als Moderator an den Schnittstellen. Er ermöglicht neue signifikante Beiträge entlang der Wertschöpfungskette.

Die Frage war: Welcher Lösungsanbieter unterstützt rasch und unkompliziert bei den Zielen? Und wer vermag zugleich Bausteine für die Zukunft zu bieten? EAO entschied sich für Netfira als Partner. Als erstes Ziel stand die Etablierung einer engpassorientierten Planung auf der Transformationsagenda des Einkaufs. Projekt zwei umfasst die Automatisierung von Bestellungen sowie dem AB- und Rechnungsabgleich im neuen Procure2Pay- Prozess. Das Demand Management mit einem Advanced Forecasting ist Fokus des dritten Projekts.

Lösung:

Die Lösung automatisiert den kompletten Daten- und Dokumentenaustausch, vergleicht Belege und speichert diese in der E-Business Suite. Das heißt: Schaffung automatisierter Standardprozesse entlang der Kette Bedarfsträger – Einkauf – Buchhaltung – Lieferant, mit fehler- und medienbruchfreiem Daten- und Belegaustausch auf Basis bereinigter bzw. angereicherter (Stamm-)Daten – und das alles bei aufwandsloser und kostenneutraler Anbindung aller Lieferanten.

Die elektronische Lieferantenanbindung ist traditionell eine große Herausforderung. Unternehmen stoßen in der Praxis oftmals auf erheblichen Widerstand. scheitert die Optimierung komplexer Prozesse an der Akzeptanz der Lieferanten. Sie scheuen Aufwand und befürchten hohe Kosten. Zudem sind nur die wenigsten in der Lage, Forderunge nach EDI nachzukommen. Netfira schließt durch unkomplizierte Lieferanten- Apps eine Dauerbaustelle. Mit der Integration von Netfira in die 1998 implementierte Oracle E-Business Suite haben die EAO AG und die prozessbegleitende IT-Beratung Primus Delphi Group einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung beim Schweizer Familienunternehmen realisiert.

Susanne Landolt verweist auf die Standardisierung der Prozesse und Belege bei gleichzeitiger Bereinigung der Stammdaten durch Netfira: „Wir können uns durch die Digitalisierung endlich auf unsere strategischen Kernaufgaben konzentrieren. Nur wenige Sonderfälle sind noch manuell zu bearbeiten.“ Weitere Vorteile: schnelleres Feedback zu Verfügbarkeiten und Lieferzeiten, zufriedene interne Partner – wie Controlling und Buchhaltung – sowie entspannte Lieferanten, die ohne Zusatzkosten und ohne Aufwand angebunden werden. Sie können Dokumente digital als PDF übermitteln. „Unsere Lieferanten, auch die kleinen, brauchen ihre eigenen Prozesse nicht umzustellen. Geht die Bestellung des Einkaufs via E-Mail ein, könnendie Supplier per E-Mail reagieren oder auf das Netfira BuyerPortal zugreifen“, sagt die Einkaufschefin.

Susanne Landolt wird sukzessive weitere Lieferanten via App-Technologie von Netfira anbinden. Bereits Angedockte durchlaufen einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) zur Erhöhung des Automatisierungsgrads. Über einen Netfira-Link lassen sich auch Lieferanten anbinden, die pro Jahr fünf Bestellungen (und weniger!) von EAO-Seite erhalten. Die langfristige Planung sieht vor, alle Kundenbestellungen zukünftig ohne EDI abzuwickeln. Netfira soll später auch für den automatischen Ursprungs- und Zolltarifabgleich im Inbound-Prozess genutzt werden.

Die Ergebnisse in Kurzform:

  • Automatisches Einlesen von Lieferantenauftragsbestätigungen (ABs)
  • Archivierung der AB-PDF-Datei im ERP-System
  • Automatische Prüfung der Daten der AB
  • Meldung an den Einkauf nur bei Abweichungen
  • Automatisches Einlesen von Lieferantenrechnungen
  • Archivierung der Rechnungen als PDF-Datei im ERP-System
  • Automatische Prüfung der Daten der Lieferantenrechnungen
  • Meldung an die Buchhaltung nur bei Abweichungen
  • Zeitersparnis im operativen Einkauf und in der Finanzbuchhaltung
  • Reduktion der Fehlerquote
  • Einfache Auswertung der Fehler und Initiierung von Maßnahmen zur Erhöhung des Automatisierungsgrades möglich
  • Information über Liefertermin zeitnah im System verfügbar, auch bei Abweichungen
  • Skontoabzug bei Rechnungen immer gewährleistet, da Prozess schneller abläuft

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